Una analogía para empezar: ¿qué pasa cuándo dejas de recoger los platos después de comer?

Recuerdo perfectamente la sensación de libertad de vivir con amigos en los lejanos años universitarios.

Cuando terminábamos de comer no recogíamos los platos: era una forma de rebeldía.

Tras años en los que nos obligaban a recoger la mesa justo al acabar de comer, el poder postergar la tarea sin que nadie nos gritara “a recoger” nos hacía sentir libres y poderosos (sí, nos conformábamos con poco en aquellos años).

Los platos y la mierda se acumulaban cada vez más tiempo, a veces hasta la cena, porque, total: ¿para qué recoger si íbamos a manchar otra vez?

El caos empezó a invadir poco a poco nuestro hogar salmantino y cuando nos quisimos dar cuenta vivíamos en una pocilga. Poco a poco tuvimos que instalar normas. Nunca llegamos a ser tan exigentes como nuestras madres, pero tampoco podíamos dejar reinar la anarquía. Cuando lo hacíamos (lo que ocurría la mayor parte del tiempo, para ser sincero) la casa se llenaba de mierda.

Aprendimos que aunque ciertas normas puedan parecer un rollo, a veces son necesarias.

¿A qué viene esto?

Es una analogía de lo que ocurre o puede ocurrir cuando trabajas en proyectos propios: como tus padres no están en casa (vamos, no tienes un cliente o “jefe”) te permites cierta dejadez en temas más aburridos (documentación y organización).

Pero la libertad, tiene un precio.

Empiezas trasteando con una herramienta de automatización de marketing y haciendo cuatro tonterías (un par de formularios de suscripción, dos o tres flujos y campañas, unas cuantas variables personalizadas,…) y cuando te quieres dar cuenta tienes un lío de tres pares de narices.

3 variables distintas para el nombre del usuario (a veces pones “Full Name”, otras “Nombre” y otras “nombe”), un sistema de etiquetas que no entiendes ni tú,… Y al final no sabes ni lo que tienes, ni de dónde viene ni por qué.

Si eres el único que trabaja en tu proyecto no hay problema: puedes sobrevivir en tu propio caos. Sí, serás menos eficiente, surgirán problemas y al final todo será menos complicado. Pero… Tú te lo guisas, tú te lo comes.

Personalmente, es un problema que me ha pasado mucho: empiezo con buenas intenciones y con cosas sencillas, pero al final la cosa se complica y acabo con cierto caos difícil de mantener. Es algo que sólo me pasa en proyectos propios: cuando trabajas para otros necesitas “cierta disciplina”: la relación con el cliente te obliga a mantener las cosas más organizadas y explicadas.

En la automatización básica que tengo montada en AppCritic con Drip ya me he dado cuenta de que empiezo a tener problemas.

Los ejemplos que ponía antes no eran inventados.

  • Lancé una campaña con los anuncios de Facebook de captación de registros, los usuarios que llegaron por esa fuente generaron un campo nuevo, “Full Name”.
  • En un despiste dupliqué el campo “Nombre” con un error tipográfico.
  • Mis tags no son del todo consistentes.

Tenía claro que tenía que empezar a limpiar la casa y organizar las cosas, porque al final pruebo mucho software y cuanto más pruebas… “Más mierda dejas” 😉

Aunque no me vaya a molestar en ser muy riguroso con herramientas que pruebo sólo unos cuantos días o semanas (como es el caso de Intercom), sí pretendo serlo con las herramientas que use como parte de mi batería personal de herramientas.

Por qué deberías documentar tus procesos de Marketing

En un proyecto más bien pequeño, si no prestas atención y vas con prisas (ya sea porque tengas poco tiempo o porque estés probando cosas por curiosidad) pueden surgir muchos inconvenientes que arrastres en el largo plazo.

Aunque siempre puedas hacer limpieza, es mejor empezar “limpito y organizado”, sobre todo si pretendemos que en algún momento otras personas colaboren en el proyecto o queremos que alguien nos eche un cable ampliando funcionalidades.

¿Por qué?

  • Antes de que te quieras dar cuenta, tendrás un caos en el que te costará hacer cualquier cosa o cambiar cualquier proceso. La automatización la carga el diablo, y nadie quiere enviar los mails destinados para unos usuarios a otros, por ejemplo.
  • Por sencillo que te parezca el proceso que has montado, cuando pasen unas semanas sin que lo toques no te acordarás de nada. Y cualquier cambio será un dolor.
  • ¿Qué pasa si todo va bien y quieres incorporar a alguien para que te ayude? ¿O contratar a un experto para que mejore lo que tienes? Si nada está documentado, será difícil colaborar con otras personas: si contratas a alguien por horas, seguramente te cobre más porque necesitará tiempo para entender tu desastre. Y si colaboras con potenciales socios… Necesitarás dedicar más tiempo a explicarle las cosas.

Los beneficios están claros.

Pero también es cierto que es un proceso que da pereza y es fácil pensar que hay mejores usos del tiempo: muchos huimos de este tipo de tareas cuando estamos en proyectos propios con la excusa de “ey, ahora soy libre, no tengo que rendir cuentas a nadie, así que me voy a dedicar a ser más productivo y menos a hacer papelajos”.

Craso error: si bien el papel por el papel puede ser una pérdida de tiempo (o, muchas veces, una excusa para cobrar más y mejor), contar con una documentación suficientemente detallada (sin ser asfixiante) nos ayudará en el medio y largo plazo.

Cómo documentar y organizar tu sistema de Automatización de Marketing

El otro día estaba en el grupo de LeadPages cuando Brennan Dunn (el fundador de DoubleYourFreelancing) compartió la documentación del proceso de automation que usa en su web. El trabajo que ha hecho es simplemente impresionante y decidí que era un gran momento para:

  • Hacer algo parecido (salvando las distancias, mi documentación será mucho más sencilla)
  • Escribir sobre el proceso y compartir una plantilla para los que queráis hacer lo mismo.

Antes de ponernos manos a la obra, unas consideraciones:

  • Se trata de un documento funcional. Es importante que siga una estructura y un formato, pero tampoco hay que volverse loco haciendo que sea bonito.
  • Conciso, claro y breve. Su documento tiene 21 páginas. Pero no le sobra nada: simplemente explica las cosas para que se entiendan, jerarquiza la información para que sea fácil de encontrar lo que buscas y usa tablas para que sea más fácil visualizar la información.

Descarga la plantilla para documentar tu marketing automation

Lo -casi- primero es darle una estructura lógica al documento y aclarar el objetivo y algunas consideraciones básicas.

  • Lo primero: puedes echar un vistazo a su documento en este enlace. De hecho, lo recomiendo.
  • Y para poder seguir bien el resto del post lo mejor es que accedas a la plantilla con el documento listo para que rellenes. Es una simplificación del original con algunos ejemplos distintos, traducido al español y detallando más algún punto.
Plantilla Documentación Marketing Automation

Deja tu mail para acceder a la plantilla: podrás copiarla y modificarla a tu antojo

 

Objetivo, Fecha / versión y herramientas

¿De qué web hablamos? ¿qué herramientas cubre? ¿Cuándo lo actualizamos por última vez? Esto ayudará a hacer cierto seguimiento. Brennan lo cubre con un mero overview, pero podemos ampliar un poco sin que sea mucho trabajo.

Tags y Custom Fields / Etiquetas y Campos personalizados

  • Cuándo usamos uno u otro.
  • Qué formato seguimos.
  • Listado de Etiquetas y Descripción.
  • Listado de Campos Personalizados.

Events & Triggers / Eventos y Disparadores

Explicamos cuáles son los principales eventos que hemos definido y cuándo se activan (triggers).

Segmentation / Segmentación

Al estar Drip basado en tags (etiquetas), podemos definir un sistema bastante rico. En el ejemplo de DYF:

  • Clientes
  • Newsletter
  • Tipo de empresa / negocio (diseñador, programador,…)
  • Tamaño de empresa
  • Necesidad (formación, comunidad,…)

En AppCritic tengo algo así (como se puede leer, faltan cosas):

  • Interesado en: Marketing, Gestión y Finanzas o Datos (las 3 “macro-categorías definidas para AppCritic). Esto ya está 😉
  • Sector: ahora mismo no me interesa mucho, con más volumen sí me gustaría saber el sector al que pertenecen mis suscriptores.
  • Perfil: de momento me apañaré con estos perfiles más genéricos, tipo “Agencia”, “Startup”,… Igualmente, de momento no lo tengo definido.
  • Necesidad / Interés: cursos, tutoriales, informes, descargables,… Lo que toque.

Forms / Formularios

Formularios de entrada: a medida que vas haciendo más formularios es fácil perder la cuenta de por dónde vas y dónde están. Si estás pensando “pues lo puedo ver directamente en la herramienta”: bueno, eso es si no utilizas ninguna herramienta de terceros, tipo Thrive, Gravity, SUMO, Bloom, OptinEngine (que es la que estoy probando ahora, que es gratis y se integra con Drip).

Actualización de 5 de octubre: cuando escribí el post, usaba OptinEngine con Drip. Acabo de migrar a ActiveCampaign y ahora estoy usando Bloom. Ambos tenían integración con AC, pero quería probar algo nuevo.

Campaigns

Aunque el amigo no los usa, esa es otra historia. Si usas Campañas, las debes documentar.

Cursos por eMail

Aquí añade cosas muy interesantes sobre cómo gestiona las suscripciones en los cursos por email, asegurándose, entre otras cosas, de no reiniciar el curso si alguien se vuelve a suscribir o de esperar ciertos intervalos de tiempo antes de intentar vender un producto en función del comportamiento en el curso.

Onboarding, Shadow Newsletter, Pitches,…

Hay otras tantas partes muy personalizadas y muy pro que merecen un análisis en sí mismo: pero no es el objetivo de hoy. Está bien verlas como ejemplo, pero aquí queríamos cubrir el sistema de documentación. Eso síduda, son fuentes de inspiración que tendré en cuenta para el futuro.

Sobre todo me ha parecido interesante el flujo que tiene preparado con el abandono de carrito: si estás en la lista de email, vas a una página de venta, no eres cliente y no estás “locked” (bloqueado, en medio de un curso de email u otra secuencia) te llegará otro email.

Web integration / Integración Web

También, ahora mismo se nos va un poco de avanzado: pero cuenta con personalización de contenidos en función de los datos de segmentación que tengas en su base de datos. Cambia el título ya algunos textos.

Analytics / Analítica

Aquí incluye un listado de eventos de los que hacen seguimiento con Mixpanel. Aunque yo use Google Analytics tengo los eventos un poco “descontrolados”, sin duda, otra cosa a incluir en el documento.

Finalmente, el amigo nos deja un enlace a su curso: la versión barata son casi 500$ y la premium casi 1.000$. Ojo, que lo he mirado y es muy, muy completo. Pero se me va de precio 🙁 Si alguien lo compra, que nos cuente qué tal.

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