La historia de siempre: da igual que empieces como autónomo (o freelance, que suena mejor) o que trabajes en una empresa pero realices alguna actividad por tu cuenta, necesitas hacer facturas y no sabes cómo.

Muchos optan por usar la plantilla por defecto del Word (horror), otros un poco más avanzados deciden montárselo con Excel (un poco mejor porque al menos podemos usar fórmulas, pero no deja de ser un lío) y otros, entre los que deberías estar, se dan de alta en alguna herramienta SaaS (software as a service) que les facilita la gestión de las facturas.

Personalmente, mi uso de los programas de facturación es básicamente de apoyo: trabajo por cuenta ajena pero doy algunos cursos y escribo en algunas publicaciones a cambio de dinero. No tengo que hacer muchas facturas, pero a pesar de eso, en cuanto empecé a hacer las primeras decidí empezar a usar un programa especializado. Y por pocas facturas que tengas que hacer, tú también deberías.

¿Por qué deberías usar un servicio online para gestionar tus facturas?

Por pocas que sean, te vendrá bien:

  • Podrás crear tus facturas desde cualquier parte. Desde el móvil, mientras esperas en la cola del restaurante o… Bueno, te sientas en el baño.
  • Tus facturas estarán en la nube, por lo que podrás acceder a ellas en cualquier momento.
  • Datos, datos, datos. ¿Cuánto facturaste hace 3 meses? ¿Y en 2016? Si usas Zoho (o cualquier otro servicio similar) tardarás muy poco en responder una pregunta como esta.
  • Menos posibilidades de errores. Tener un Excel (o peor, un Word) en el que echar las cuentas multiplica las posibilidades de errores.
  • Ahorrarás tiempo. En fin, que una vez configures la herramienta que elijas, Zoho en este caso, hacer una factura te llevará menos de un minuto.

Las ventajas están tan claras y la dificultad es tan baja que… Es mejor que no lo pienses demasiado: tanto si eres nuevo autónomo, como si simplemente facturas de vez en cuando, merece la pena que uses un programa especializado.

¿Por qué Zoho Invoice para gestionar tus facturas?

Hay muchos servicios para hacer lo que hace Zoho: si lo elijo es básicamente por tres motivos:

  • Si no tienes muchos clientes distintos, es completamente gratis (hasta 5 , después tendrás que pagar 7 € al mes).
  • La aplicación móvil es muy buena.
  • Es el que mejor conozco.

Zoho Invoice puede cubrir las necesidades tanto de autónomos como de “amateurs” que emiten facturas o minutas de forma eventual, y lo mejor es que podrás probarlo tranquilamente antes de decidir si es la solución que te conviene.

Existen muchas alternativas, como Quaderno(adaptada al mercado español), QuickBooks o Zipbooks

Date de alta en la herramienta

El proceso es el habitual, ve a la página web de Zoho Invoice y rellena el formulario:

  • Nombre de la empresa
  • Email
  • Contraseña
  • Y país

Le damos y tras unos segundos (minutos en algunos casos) podremos pasar al siguiente paso.

Configura tu organización en Zoho

Una vez más, en una sola pantalla podremos configurar nuestra organización: con nuestro nombre y apellido si somos autónomos, con el nombre de nuestra empresa si tenemos una empresa.

Podemos también cargar nuestro logo y elegir una plantilla distinta a la que viene por defecto. Además, tendremos que elegir la zona horaria o la dirección de nuestro portal de facturación.

Y llegamos a la pantalla principal de Zoho Invoice…

Entre otras cosas podremos ver el vídeo de presentación / resumen de funcionalidades, eso sí, en inglés (y con un entrañable y marcado acento indio). Nos mostrará la navegación rápidamente, pero tampoco es que sea muy necesario:

Ahora toca terminar de configurar la organización

Lo primero que debemos hacer, y que nos servirá ya “para siempre”, es terminar de configurar nuestra organización.

Para eso, pulsamos sobre “Configurar organización”, que nos llevará a esta URL.

Todos los campos son muy explicativos y no tienen mayor misterio.

Menos lo que voy a contar ahora, que no es que sea nada complicado, pero sí puede ser un poco raro la primera vez: vamos a dejar ya incluido el CIF o NIF que usemos para facturar.

Cómo incluir un Campo Adicional para el CIF

Por defecto no viene el CIF, así que deberíamos configurarlo. Es tan fácil como dar a “Agregar Campo Adicional” e introducirlo.

Configura los impuestos

Aunque parezca que ya podemos crear nuestra primera factura, lo mejor es que le dediquemos un momento más a la configuración y añadamos los impuestos.

Para ello, vamos al menú (botón de engranaje a la derecha) y elegimos “Impuestos”.

Añadimos un nuevo impuesto:

Añadimos el IVA (ojo, en este caso lo vamos a dejar al 21%, dependiendo de tu negocio puede que necesites tipos reducidos):

En caso de que seas autónomo, añade el IRPF y crea un grupo impositivo

Una vez hecho esto, si eres autónomo, tendrás que añadir el IRPF al tipo que te corresponda (aquí lo hemos puesto al 15%). No te olvides de ponerlo en negativo:

Ahora sólo tendrás que crear un grupo fiscal para poder aplicar los dos impuestos a la vez:

Ahora ya estamos listos para volver a la pantalla principal y crear nuestra primera factura.

Añade el campo personalizado CIF para tus clientes

Para poder añadir el CIF o NIF a las empresas o autónomos a las que facturemos necesitamos crear otro campo personalizado.

Para eso, ve a “Preferencias / Contactos” y ahí elige “Campos Personalizados”

Y añadimos el campo. Es recomendable que sea obligatorio, para que no se nos olvide al crear una factura.

Ya podemos crear nuestra primera factura

Y llegamos al momento tan deseado: crear nuestra primera factura.

Desde la pantalla principal o desde el menú de la izquierda, sólo tenemos que hacer click en un botón:

Nos pedirá algunos detalles más (impuestos o no impuestos, gastos de envío,…)

El menú de creación de factura es sencillo, la única parte que podría confundirte es la creación de cliente, pero básicamente es rellenar la ficha. Y una vez hecho, no tendremos que perder más tiempo, sólo elegir el nombre del cliente:

Terminando la factura

Rellenamos los campos necesarios:

Creamos el producto o servicio:

(No te olvides de añadirle impuestos, en caso necesario).

Y listo:

Ya podemos enviarla o imprimirla.

Aunque el proceso haya parecido tedioso: recuerda, se trata sólo de la primera vez. Después el proceso será mucho más sencillo: crear la factura, elegir el cliente, el producto, la cantidad y el precio y listo.

Y además, lo podrás hacer desde tu móvil (Android o iOS) en pocos segundos.